Marie Kondo catalana tiene un plan para tu oficina

“¡Vaya! Aquí le faltan unas cuantas estanterías, ¿verdad?” Ésta fue la primera reacción de Carol Garcia cuando llegó a la redacción del ARA para esta entrevista. Hace cuatro años García dio la vuelta a su vida laboral y se convirtió en organizadora profesional: una especie de Marie Kondo (La magia del orden, 2015) catalana que se ha especializado en mejorar la eficiencia y la productividad de los trabajadores y empresas a través de la creación de sistemas organizativos.

“Ser ordenado no significa ser organizado. El orden es la disposición de las cosas y la organización significa tener implementado un sistema”, matiza Garcia, mientras da un repaso a las tablas de la redacción: “Veo que tiene cajoneras, pero parece que prefiere la organización horizontal. .. ¡Interesante! -exclama ante el papeleo y el desorden aparente que hay-. Supongo que trabaja con muchos frentes abiertos a la vez y, en el fondo, hace un trabajo que requiere cierta creatividad; necesita tener las cosas a la vista”, dice haciendo un análisis improvisado.

Como ella, en España ya hay una setenta profesionales de la organización, tanto de espacios como de equipos, que aseguran que trabajar más a gusto, sin estrés, más motivado y de forma más eficiente es posible con sólo unos cuantos consejos básicos. Garcia elige para el ARA sus imprescindibles:

1. Aprende a decir que no

"Antes de entrar en el terreno físico hay que hablar del terreno de las ideas", explica Garcia. Para esta profesional de la organización es básico que el cliente aprenda a ponerse límites: “No debemos guardarlo todo; no debemos buscar una solución a todo; no debemos participar de todos los debates que se plantean en el trabajo: ¡no!”, dice con firmeza. García mantiene que “ser organizado es una actitud transversal en la vida”, y que esto puede verse alterado en algunos contextos. Por ejemplo, un cambio de trabajo, una mudanza, una separación, el nacimiento de un hijo o la muerte de un familiar. "También hay casos más complicados, como los de acumulación compulsiva o los vinculados a algún trastorno mental", pero en general, asegura, aprender a decir no "ayuda a reducir el estrés que genera no llegar a todo".

2. Deshazte de lo innecesario

"Es la primera fase práctica: descartar o purgar", explica Garcia. "Acumulamos cosas porque no sabemos decir que no: si no lo utilizas, no te gusta o no lo necesitas, fuera". En este aspecto Garcia difiere de Kondo: “Ella dice que si un objeto te hace feliz, que te lo quedes; pero esto apela a la parte derecha del cerebro, la de las decisiones rápidas. Es lo mismo que hace el marketing, y para las personas más analíticas o en los entornos de trabajo esto no funciona”, dice Garcia.

“Piensa cómo te desharás haciendo seis cajas o pilas: reciclar, dar, vender -si se puede sacar un beneficio-, tirar a la basura, destruir -sobre todo los papeles que contienen datos confidenciales- y arreglarlo”. García añade un consejo extra: “Normalmente lo que tenemos a la vista va al montón de cosas por arreglar, porque son tareas que tenemos pendientes de hacer”.

Después de esta primera purga Garcia recomienda volver a hacer un repaso de los objetos que hemos salvado y repreguntarnos si realmente los necesitamos, los utilizaremos o nos gustan.

3. Optimiza el espacio vertical

García mantiene que no existe una forma “correcta” de ordenar, pero sí de crear sistemas. "Aprovechando las líneas verticales puedes ahorrar hasta un 80% del espacio", asegura.

“Si eres de los que tienes los papeles con tareas pendientes esparcidos por la mesa o en pilas en horizontal, puedes buscar un método más eficiente con un archivador vertical, de los que tienen un lateral abierto: los documentos ocuparán mucho menos, continuarán a la vista si quieres, serán más fáciles de encontrar y se reducirá lo que llamamos desorden visual”, dice.

Muchas empresas tienden a poner cajoneras bajo las mesas, que, según Garcia, no siempre van bien. "Sólo son para los trabajadores que necesitan tener la mesa bien limpia, pero para los demás es mejor una estantería".

Garcia también recuerda a los empresarios que es muy importante “respetar el método” de cada trabajador o equipo. De hecho, no hacerlo puede tener consecuencias directas sobre la productividad de la empresa: “Recuerdo el caso de un equipo de unas cinco personas que trabajaba en un pequeño rincón y desordenado de una oficina; incluso se pusieron una estantería vertical para separarse del resto; tenían su propia zona”, explica Garcia. “Su jefe quiso poner fin a las diferencias, limpiar esa zona y reubicarlos, y el equipo dejó de ser tan eficiente. Se sentían más incómodos”, recuerda.

4. El día comienza la noche anterior

Para las personas que tienen tendencia a olvidar reuniones, documentos, o que llegan tarde al trabajo (y quieren cambiar porque esto les genera estrés), García tiene una receta muy simple: “Hay que crear la rutina, cada noche, de dedicar unos minutos a pensar qué deben hacer al día siguiente; yo les recomiendo que se apunten qué deben llevar e, incluso, que preparen la ropa que deben ponerse. Esto hace disminuir mucho el nivel de estrés”.

5. Crea un calendario visual

Para los equipos en los que se solapan actividades o reuniones, Garcia recomienda un calendario compartido y visual. “Lo mejor es tener el mes a la vista y que todo el mundo apunte el día y la hora en que hay una actividad individual o conjunta; de esta forma es muy fácil ver cuándo puedes programar las actividades y no se pierde tiempo reagendante”. Aunque esta organizadora tiene preferencia por los calendarios grandes (DIN A-3) de papel en la pared, también recomienda algunos más modernos, como Google Calendar.

6. Hazte una chuleta

Éste es uno de los métodos que García probó ella misma antes de dedicarse a organizar oficinas. “Cuando fui madre, hace 14 años, me di cuenta de que si quería que me tuvieran en cuenta debía ser el doble de productiva”. Ella optó por acortar el tiempo que dedicaba a cada tarea para poder hacer más e igual de bien. “Me hice un sistema para no repetir tareas. Tenía un archivador lleno de chuletas: los teléfonos que más utilizaba, los códigos que más repetía, los accesos directos, plantillas de mails... Todo lo que podía hacer en un gesto, no quería hacerlo en diez clics”, recuerda.

“Si puedes tener todas las chuletas juntas en un archivador móvil, mejor. Así te ahorras poner en marcha el ordenador”, añade: “Si te ahorras unos minutos, al final del mes pueden ser horas”.

7. Aprovecha la tecnología

Aunque muchos de los métodos que propone esta organizadora son muy analógicos, Garcia no renuncia a las nuevas tecnologías. “Me encuentro muchos profesionales que me dicen: «Un momento, que no tengo espacio suficiente en el móvil; tengo que borrar fotografías»”. Para este problema Garcia recomienda sincronizar los dispositivos con Gmail: “Es una herramienta que ayuda mucho a organizarse y permite subir las fotos a la nube con Google Fotos; de esta forma las tienes disponibles en tu móvil para revisarlas, pero no te ocupan espacio y están seguras”.

Hay otras aplicaciones que ayudan a organizarse: “Recomiendo mucho el navegador Waze, que te dice el tiempo que tardas en llegar a un sitio y donde has aparcado”. "Todo son métodos -concluye Garcia-, ¡pero me parece increíble que la organización haya llegado antes a los armarios que a las empresas!"